Anweisungen sind unklar / unkonkret
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Thema: Anweisungen sind unklar / unkonkret

  1. #1
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    Anweisungen sind unklar / unkonkret

    Hallo,

    heute wende ich mich mal wieder mit einer Frage an euch und hoffe auf ein paar Tipps.

    Seit geraumer Zeit führe ich jetzt ein Spezialteam in meiner Firma. Da wir ein Spezialteam sind, arbeiten die MA relativ eigenständig, ich bin eher für den Kontakt zum Klienten zuständig und verteile bestimmte Aufgaben an meine MA bzw. priorisiere diese. Einige der MA arbeiten schon recht lang in dieser Position und kommen auch sehr gut zurecht, wenn ich nicht hinter ihnen "her kehre", andere jedoch nicht, d.h. hier bin ich gezwungen, immer wieder zu kontrollieren und nachzusteuern.

    Jetzt hatte ich gestern ein sehr interessantes MA-Gespräch. Hier habe ich das Feedback bekommen, dass ich mich manchmal nicht konkret ausdrücke, d.h. ich habe eine feste Vorstellung im Kopf wie das zu laufen hat und werfe wohl nur ein paar Brocken hin. Das führte in einem bestimmten Fall zu Irritationen und er vergeudete eine halbe Stunde (ich hatte zwischendurch keine Zeit für ihn), dass ich ihm erst hinterher wohl den genauen Weg aufgezeigt habe. Ok, für diesen einen Fall kann ich das absolut nachvollziehen, es war mein Fehler, der MA ist neu und muss noch eingearbeitet werden.

    Nun frage ich mich jedoch, ob das den anderen MA teilweise auch so geht und vor allem beschäftigt mich eine Frage: Wie schaffe ich es, mich so präzise wie möglich auszudrücken, dass auch wirklich klar ist, was ich will? Ich meine, ich bin manchmal etwas konfus, das weiß ich. Aber wieso schaffen es andere, mir zu folgen und umzusetzen und andere nicht? Und wieso werden Dinge, die ich wirklich nach Sendung-mit-der-Maus-Prinzip erkläre, trotzdem anders gemacht? Ich frage auch immer "Hast du Fragen, ist dir klar, was ich von dir möchte" etc.

    Wie finde ich die Balance, zu sagen was ich will ohne alles so vorzukauen, dass ich es glatt in der Zeit selbst machen könnte?

  2. #2
    Status: Super GAZ 64 Array Avatar von GAZ Vodnik
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    AW: Anweisungen sind unklar / unkonkret

    Ich schätze, das hängt größtenteils vom Erfahrungsgrad des Mitarbeiters ab. Wenn ich neu im Betrieb und mit den Abläufen noch nicht vertraut bin, kann ich mit bruchstückhaften, bzw. undeutlichen Anweisungen herzlich wenig anfangen. Dann würd ich einfach nur da sitzen, nachdenken wie ich das bewerkstelligen soll und dann "auf gut Glück" probieren. Es gibt ja auch welche, die sich dann nicht trauen, nachzufragen. Einfach aus der Angst heraus, als dumm und inkompetent abgestempelt zu werden, besonders bei vollkommen neuen Kollegen. Ich zum Beispiel bin so einer und teilweise echt schwer von Begriff. Es gibt zudem solche Kandidaten, die es auch nach gefühlt hundert Erklärungen nicht gebacken kriegen, aber da liegt das Problem ganz woanders.

    Wenn die Abläufe aber erstmal sitzen, reichen nur ein paar Worte (Schlüsselbegriffe nicht vergessen!). Ich schlage vor, es dem neuen MA am Anfang genau zu erklären, und mit der Zeit die Worte zu reduzieren. Aber bis der MA die Abläufe wirklich verinnerlicht hat, immer nachfragen, ob er es auch verstanden hat. Natürlich kann der MA auch dann noch Fehler machen, aber das kann bekanntlich jedem mal passieren.

    Das mal zumindest von meiner Seite aus. Hoffe, ich konnte irgendwie helfen.
    Geändert von GAZ Vodnik (15.02.2014 um 19:18 Uhr)

  3. #3
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    AW: Anweisungen sind unklar / unkonkret

    Hallo GAZ Vodnik,

    vielen Dank erst mal für deine Rückmeldung. Dass Rückfragen aus Angst nicht kommen, habe ich nie ernsthaft in Erwägung gezogen, da mein Team auch Führungsaufgaben gegenüber anderen MA übernimmt und ich somit ein gewisses Selbstvertrauen vorausgesetzt habe. Wenn ich das jetzt so schreibe, finde ich meinen Gedankengang selbst nicht mehr so logisch :D

    Es geht mir auch wirklich um die MA, die schon lange in dieser Position arbeiten (in etwa 1,5 jahre) und teilweise meine Priosetzung bzw. kurzfristige Änderungen in Abläufen und Prozessen nicht umsetzen können. Oder wenn ich möchte, dass sie mir etwas erklären (Ursachen für bestimmte Werte z.B.) bzw. etwas recherchieren.

    Ich nenne vielleicht mal ein paar Beispiele, um es zu verdeutlichen:
    Ich sage "Wir haben in 2h ein Meeting. Da brauche ich Ursachen und Maßnahmen für X, Y, Z. Außerdem möchte ich, dass jeder die Werte von X, Y und Z kennt" - Wir haben das Treffen und MA kennt Ursache für X, Maßnahme für Y und Wert für Z.
    Oder ich schreibe abends eine Mail an den MA, der nicht mehr da ist, dass zu seinem Schichtbeginn mit Prio 1 X gemacht werden MUSS. Am nächsten Morgen komme ich eine Stunde nach ihm ins Büro und sehe über eine Tabelle, dass diese Aufgabe noch gar nicht angefangen wurde. Also gehe ich hin und frage, wieso X noch nicht erledigt ist. "Na weil ich erst mal noch Y gemacht habe"
    Oder Thema Kommunikation. Ich habe zu einem MA gesagt, du wirst dich in den kommenden Tagen um diesen und jenen MA in diesem und jenem Punkt kümmern, ihn diesbezüglich einarbeiten. Bitte sage dem betreffenden MA erst einmal nichts, ich möchte selbst mit ihm sprechen. (es ging darum, dass die Schichten angepasst werden mussten, damit beide zur gleichen Zeit da sind) - ich habe 2 h später das Gespräch mit dem neuen MA und frage ihn ob ein Schichttausch so kurzfristig möglich ist - da erhalte ich als Antwort "Das hat der andere MA bereits mit mir abgeklärt"
    Oder: ich sage, bitte bis in einer halben Stunde dieses und jenes zuarbeiten. Ich erwähne sogar noch, dass es wichtig ist. Ich habe 5 min nach Deadline immer noch keine Info erhalten. Als ich die beiden MA dann wirklich "zusammen gefaltet habe", kam die Antwort "na wir wollten erst noch auf xy warten, um das mit ihm zusammen zu machen, der hatte erst Schichtbeginn als die Deadline abgelaufen war" --> Muss ich wirklich immer wieder sagen "wenn ihr etwas nicht erfüllen könnt, dann gebt mir eine Rückmeldung!"?
    Oder: ich schreibe eine Email: Bitte diese Info an die anderen MA kommunizieren (wir haben dafür einen Ablauf) - der MA war dann weg und die Info wurde nicht weitergegeben. Hätte ich hier schreiben müssen "jetzt"? - ich habe dann meine vorherige Mail an einen anderen MA weitergeleitet, das klappte sofort. Dieser benötigte das "jetzt" nicht.

    Wegen so Kleinkram werde ich wirklich müde und es betrifft auch nicht alle. ich verstehe einfach nicht, was hier schief läuft und wie ich gegensteuern kann. Bin ich irgendwie zu blöd? Sind es teilweise die MA oder ist das was disziplinarisches? Wir haben derzeit ein massives Ressourcenproblem, d.h. wir sind zu wenige, weshalb ich auch wenig Zeit habe, alle Prozesse zu begleiten. Trotzdem hole ich meine MA jeden Tag ab, wir sprechen und ich gebe auch Feedback zu diesen Punkten. Es läuft auch nur bei einigen nicht. Was mache ich denn falsch?
    Geändert von Papaya (15.02.2014 um 22:29 Uhr)

  4. #4
    Status: Trollwesen Array Avatar von Mumin
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    AW: Anweisungen sind unklar / unkonkret

    Ich habe zwar nur ein wenig Erfahrung im Punkt Mitarbeiterführung, möchte dazu aber trotzdem gerne was sagen. Denn ich glaube fast, dass diese ganzen Dinge gar nicht daran liegen, dass du etwas falsch machst, sondern dass das leider ein stückweit normal ist.

    Ich selbst bin bei einem meiner festen Auftraggeber Teamleitung von einem kleinen Team und habe da ähnliche Erfahrungen gemacht. Ich versuche in Meetings oder auch Feedbackgesprächen klare Anweisungen zu geben etc., frage auch mehrfach nach, ob es noch Fragen gibt bzw. allen alles klar ist. Im Normalfall bekomme ich da das Feedback, dass alles klar ist und trotzdem kommt es häufig zu ähnlichen Situationen, wie du sie beschrieben hast.

    Das sind im Normalfall keine gravierenden Fehler, die größere Probleme nach sich ziehen oder so, aber es macht es natürlich weder für das Team, noch für mich einfacher. Und auch ich habe mich schon häufiger gefragt, ob ich was falsch mache bzw. was.
    Ich habe mir dann einmal von meinen "Stellvertreter", bei dem es solche Schwierigkeiten eher nicht gibt ein Feedback dazu eingeholt, einfach,w eil mich auch interessiert hat, ob das generell ein Problem ist. Aber laut ihm sind meine Anweisungen klar und verständlich im Normalfall (wenn es auch sicherlich mal Ausnahmen gibt ).
    Deshalb fürchte ich, dass es bis zu einem gewissen Grad normal ist, dass manche Mitarbeiter bei sowas eher fahrig sind, teilweise vielleicht auch nicht so aufmerksam,w enn sie Anweisungen bekommen etc.

    Was ich mir angewöhnt habe ist, dass ich zum einen gerade bei Meetings, bei denen ich neue Anweisungen geben muss vorab nochmal meine Notizen anschaue und überlege, ob ich die kalr und eindeutig gegliedert habe, damit ich es möglichst verständlich für alle rüber bringen kann.
    Außerdem habe ich die betreffenden Kollegen auch in Einzelgesprächen darauf hingewiesen, dass sie Anweisungen besser umsetzen müssen. Gleichzeitig habe ich da natürlich auch gefragt, wo sie das Problem sehen, also warum sie denken, dass es da immer wieder Schwierigkeiten gibt. Das hat dann schon weiter geholfen und seitdem ist es besser geworden. Es ist ncoh nicht perfekt - und ich arbeite gerade daran herauszufinden, ob es noch besser geht oder ob das wie gesagt zu einem gewissen Grad normal ist.
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  5. Die folgenden Benutzer bedanken sich bei Mumin für diesen nützlichen Beitrag:

    Eddard (17.02.2014)

  6. #5
    Status: keine Angabe Array Avatar von destino
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    AW: Anweisungen sind unklar / unkonkret

    Was ich seltsam finde ist, dass deine Anweisungen, so wie du sie beispielhaft oben aufgeführt hast in meinen Augen durchaus verständlich sind. Das waren ja nicht mal komplizierte Sachverhalte, bei denen es vielleicht auch nachvollziehbar ist, dass andere den eigenen Gedankengängen nicht sofort folgen können.

    Denn das ist sicherlich ein stückweit normal bei komplizierteren Sachen. Man selbst hat sich das überlegt und findet es vollkommen logisch, aber andere gehen ja oft anders an Dinge heran und können einem nicht wirklich folgen. Schade ist es dann natürlich, wenn nicht nachgefragt wird.

    Denkst du es wäre für dich eine Option mit den betreffenden Mitarbeitern das Gespräch darüber zu suchen? So könntest du zum einen herausfinden, wo nun wirklich das Problem liegt (sind sie nicht Aufmerksam, ist es ihnen egal was du sagst, drückst du dich doch zu kompliziert aus, etc.) und zum anderen im besten Fall auch eine Lösung für dich finden, wie du das besser in den Griff bekommen kannst.

  7. #6
    Status: Arbeitgeber Array Avatar von Physicus
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    AW: Anweisungen sind unklar / unkonkret

    Ich weiß, dass ich mich damit vielleicht unbeliebt mache, aber ist deinen MA wirklich bewusst wer der Chef ist, Papaya?
    Es scheint so als ob du klare Anweisungen gibst, die Mitarbeiter jedoch deutlich über die Stränge schlagen was die Eigenverantwortung angeht.

    An deiner Stelle würde ich ein Meeting anberaumen und mal mit der Belegschaft über dieses Thema reden. Beraume ein Meeting an und spreche diese Fälle an. Frage auch mal nach ob es anderen auffiel und ob sie das nicht bemerkt hätten.

    Da kannst du ansetzen. Heißt es: Nein, das fiel uns nicht auf, dann kannst du fragen warum nicht. Es ist doch offensichtlich dass Anweisungen nicht befolgt wurden.
    Heißt es: Ja, das fiel uns auf, frage nach woran es liegt dass bisher nichts gesagt wurde.
    „Wer eine Hühnerfarm leitet, muss nicht selbst Eier legen können.“
    (Oswald Neuberger)

  8. #7
    Status: keine Angabe Array Avatar von Eddard
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    AW: Anweisungen sind unklar / unkonkret

    Ich selbst habe noch keine großen Arbeiterschaften unter mir, bin aber nicht der Meinung, dass es nicht besonders viel Sinn macht den Dampfhammer rauszupacken, Physicus.

    Ich denke eher eine "relaxte" Herangehensweise wäre hier die bessere Methode, so wie sie Mumin vorschlug. Mit Meetings und Feedbackgesprächen die Situation erfassen klingt DEUTLICH sinnvoller als den Chef raushängen zu lassen. Auch mit solchen "Hintenrum"-Methoden wie der letzten von dir, Physicus, wäre ich sehr vorsichtig.
    Winter is coming.

  9. #8
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    AW: Anweisungen sind unklar / unkonkret

    Idee: Notiere doch mal für ein oder zwei Wochen was da passiert. Wäre es dann eine Möglichkeit, sich an einen runden Tisch zu setzen und wirklich alle Punkte anzusprechen und zu sagen, dass das jetzt nur Ereignisse aus letzter Zeit waren und ja noch mehr solche Sachen passieren.
    Dann kannst du nicht nur diese Ereignisse besprechen sondern auch allgemein die Missstände, die hier stattfinden.

    Hilft das?

    Ich bin auch gegen einen überemotionalen Umgang mit der Sache, bringt ja nichts jetzt groß den beleidigten Diktator zu spielen.

  10. #9
    Status: keine Angabe Array Avatar von destino
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    AW: Anweisungen sind unklar / unkonkret

    Ich würde mal sagen wie so oft ist hier der Mittelweg das beste. Es bringt sicherlich nicht allzuviel, wenn man jetzt extrems den Chef raushängen lässt. Im shclimmsten Fall machen die Mitarbeiter dann erst recht dicht. Allerdings bringt es auch nichts ihnen den Kopf zu tätscheln, wenn da immer wieder Fehler gemacht werden bzw. Anweisungen nicht nachgekommen wird. Sie müssen schon auch wissen, wer der/die Vorgesetzte ist.

  11. #10
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    Hilft dir jetzt schon was davon? Oder wirst du schon Beschwerdemails begrabend und kommst deswegen nicht zum antworten?

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