Personalverwaltung
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Thema: Personalverwaltung

  1. #1
    Status: keine Angabe Array
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    Personalverwaltung

    Morgen,

    ich habe mich vor 2 Jahren selbständig gemacht und meine Firma lief noch viel besser an als jemals erwartet. Die letzten zwei Jahre habe ich im Grunde alles alleine gemacht, hatte nie wirklich Urlaub, konnte dadurch aber auch vom verdienten Geld neue Investitionen tätigen und gute Rücklagen bilden.

    Trotzdem ist es jetzt an der Zeit mein Arbeitspensum wieder auf ein normaleres Niveau herunterzuschrauben. Aus diesem Grund möchte ich demnächst Mitarbeiter einstellen und zwar gleich drei an der Zahl. Dadurch, dass es das erste Mal ist, dass ich mich mit Dingen wie Personalverwaltung beschäftigen werde, möchte ich gerne wissen, was alles zur Personalverwaltung dazu gehört. Welche Dinge gilt es zu beachten, was muss da sein, was nicht etc.

    Gruß, Gregor

  2. #2
    Status: keine Angabe Array Avatar von destino
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    AW: Personalverwaltung

    Willkommen im Forum,

    was zum Beispiel dazu gehört ist eine Verwaltung von Urlaub und Krankheitstagen etc. Und natürlich auch Gehalt, Gehaltsabrechnung etc.

  3. Die folgenden Benutzer bedanken sich bei destino für diesen nützlichen Beitrag:

    GL72 (21.07.2013)

  4. #3
    Status: Arbeitgeber Array Avatar von Physicus
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    AW: Personalverwaltung

    Von 0 auf 3 in zwei Jahren - durchaus beeindruckend! Es freut mich sehr, dass für dich die Gründung so gut lief und du vom Erfolg richtig überrascht wurdest, das ist eine Nachricht, die man heutzutage nicht immer hört, und dafür gebührt dir schon mein Respekt!


    Die Beispiele destinos sind ja schon das Gros der Personalverwaltung. Du solltest auf jeden Fall Personalakten führen, das ist denke ich auch gesetzlich vorgeschrieben. Da gehört dann vom Gehalt über die Rentenversicherung alles rein (auch Abmahnung etc.).
    „Wer eine Hühnerfarm leitet, muss nicht selbst Eier legen können.“
    (Oswald Neuberger)

  5. Die folgenden Benutzer bedanken sich bei Physicus für diesen nützlichen Beitrag:

    GL72 (21.07.2013)

  6. #4
    Status: lebenslanger Rentner Array Avatar von Erdenmensch
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    AW: Personalverwaltung

    Hallo GL72, willkommen im Forum.
    Im klassischen Sinn sind als Hauptaufgaben der Personalverwaltung folgende Tätigkeiten zu unterscheiden:
    Beschaffungsbezogene Aufgaben

    • Erstellung externer Stellenausschreibungen
    • Entgegennahme von Bewerbungsunterlagen
    • Erstellung von innerbetrieblichen Stellenbeschreibungen

    Einsatzbezogene Aufgaben

    • Abwicklung des Eintritts neuer Mitarbeiter
    • Terminierung der Einarbeitung
    • Abwicklung von Mehrarbeit

    Entlohnungsbezogene Aufgaben

    • Ermittlung von Bruttoentgelten
    • Ermittlung von Nettoentgelten
    • Vornahme der Lohnsteueranmeldung
    • Vornahme der Anmeldung Sozialversicherung

    Betreuungsbezogene Aufgaben

    • Abwicklung von Informationen und Einweisungen
    • Abwicklung der Kommunikation (wer, wie, was)
    • Abwicklung von Arbeitsschutz

    Entwicklungsbezogene Aufgaben

    • Sammlung von Fortbildungsangeboten
    • Abwicklung von Qualifikationsmaßnahmen
    • Abrechnung von Fortbildungsaktivitäten

    Freistellungsbezogene Aufgaben

    • Abwicklung von Urlaub
    • Abwicklung von Kurzarbeit
    • Abwicklung von Versetzungen
    • Abwicklung von Kündigungsschreiben


    Hört sich im Moment viel an, geht meist jedoch fließend über bzw. fällt nur einmal im Monat oder gar Jahr (Unterweisungen der BG) an.
    Bei den von mir gemachten Aussagen zu rechtlichen Sachverhalten, handelt es sich nicht um eine Rechtsberatung sondern lediglich um meine persönliche Einschätzung zu der Sache. Konnte ich weiterhelfen und gefällt mein Beitrag, dann sollte der "gefällt mir, Danke" Button betätigt werden.

  7. die folgenden 4 Benutzerbedanken sich bei Erdenmensch für den nützlichen Beitrag:

    GL72 (21.07.2013), Justin-time (22.07.2013), Physicus (20.07.2013), Prostan (19.07.2013)

  8. #5
    Status: ausgewogen Direkt Array Avatar von Prostan
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    AW: Personalverwaltung

    Zitat Zitat von Erdenmensch Beitrag anzeigen
    klassische Sinn
    Hauptaufgaben der Personalverwaltung :

    1. Beschaffungsbezogene Aufgaben
    2. Einsatzbezogene Aufgaben
    3. Entlohnungsbezogene Aufgaben
    4. Betreuungsbezogene Aufgaben
    5. Entwicklungsbezogene Aufgaben
    6. Freistellungsbezogene Aufgaben.
    @Erdenmensch, sehr ausführlich.

  9. #6
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    AW: Personalverwaltung

    Besten Dank für das Lob und für eure Antworten, besonders natürlich für die ausführliche Auflistung. Das hilft enorm weiter! Leider kann ich noch kein Dankeschön vergeben.

    Noch eine Frage zu den Personalakten. Das ist Pflicht das zu machen, ja? Gibts dafür noch irgendwelche Tipps, wie man das am sinnvollsten machen sollte, was genau alles rein gehört usw.? Ich bin wie gesagt Frischling auf dem Gebiet und um jeden Rat dankbar. Es soll ja mit Mitarbeitern mindestens genauso gut weiterlaufen und nicht daran scheitern, dass ich keine Personalakte führen kann

    Ein schönes Wochenende euch allen, Gregor

  10. #7
    Status: Arbeitgeber Array Avatar von Physicus
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    AW: Personalverwaltung

    So eine schöne Auflistung ist schon praktisch!
    Alternativ kannst du dir, GL72, auch nochmal den WIkipedia-Beitrag dazu angucken, musst du nur bei Wikipedia oben Personalverwaltung eingeben.

    Wegen den Personalakten: Ich bin mir nicht 100%ig sicher, ob sie vorgeschrieben sind oder nicht, aber es macht schon Sinn. Ich habe damals in einem Buch (ist inzwischen verschwunden) gelesen, dass es sich lohnt und auch in dem Betrieb, in dem ich gelernt hatte, gab es das.
    Im Endeffekt reicht für jeden Mitarbeiter ein eigenes Abteil in einem Ordner. Da kommt noch eine Glassichtfolie rein, und der Rest, der sich im Laufe der Zeit so ansammelt, wird mit Locher präpariert und reingeheftet.
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    (Oswald Neuberger)

  11. Die folgenden Benutzer bedanken sich bei Physicus für diesen nützlichen Beitrag:

    GL72 (21.07.2013)

  12. #8
    Status: lebenslanger Rentner Array Avatar von Erdenmensch
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    AW: Personalverwaltung

    Eine rechtliche Anweisung, was genau in einer Personalakte zu stehen hat, oder wie diese geführt werden soll, gibt es nicht. Dies bleibt jedem Arbeitgeber selbst überlassen [BArbG, 16.10.2007, 9 AZR 110/07]. Zu beachten ist jedoch, dass in eine Personalakte nur Fakten aufgenommen werden dürfen, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind. Informationen über private Gepflogenheiten der Arbeitnehmer, Krankheitsgründe etc. gehören dementsprechend nicht in die Personalakte. Auch Notizen seitens des Vorgesetzten bezüglich der Arbeitsweise des Mitarbeiters haben in einer Personalakte nichts zu suchen. Ausnahmen bestehen allerdings in jenen Fällen, in denen eine private Tätigkeit in unmittelbarem Zusammenhang mit Fehlzeiten am Arbeitsplatz steht.

    Zu den für den Arbeitgeber relevanten Informationen über seine Beschäftigten zählen (Sammelaufzählung):

    • Amtliche Urkunden in Kopie
    • Personalbezogene Unterlagen
    • Sonstige Unterlagen
    • Sozialversicherungsunterlagen
    • Steuerunterlagen
    • Unterlagen, welche für die Höhe des Gehalts von Bedeutung sind
    • Vertragsbezogene Unterlagen

    Amtliche Urkunden in Kopie sind beispielsweise

    • Erlaubnis zum Führen von Flurförderfahrzeugen
    • Führerschein
    • Pfändungs- und Überweisungsbeschluss
    • Scheidungsurteil
    • Schwerbehindertenausweis
    • Wehrdienstbescheinigung
    • Zivildienstbescheinigung

    Zu den personalbezogenen Unterlagen können beispielsweise zählen:

    • Amtliches Führungszeugnis
    • Arbeitszeugnisse des Arbeitnehmers in Kopie
    • Aufenthaltserlaubnis/Arbeitserlaubnis
    • Berufsabschlusszeugnis
    • Bewerbungsschreiben
    • Lebenslauf
    • Passfoto
    • Schulabschlusszeugnis
    • Studienabschlusszeugnis

    Als sonstige Unterlagen sind all jene Unterlagen anzusehen, die in keine den anderen Kategorien passen:

    • Abmahnungen
    • Allgemeiner Schriftverkehr mit dem Mitarbeiter
    • Atteste der ärztlichen Untersuchungen im Rahmen der Arbeitssicherheit
    • Ermahnungen (Missbilligungen)
    • Fehlzeiten
    • Gesundheitszeugnis (bei bestimmten Tätigkeiten, wie beispielsweise beim Umgang mit Lebensmitteln oder im medizinischen Bereich)
    • Personalbogen
    • Personalentwicklungsplan
    • Urlaubszeiten
    • Weiterbildungsnachweise

    Zu den Sozialversicherungsunterlagen zählen

    • Anmeldung zur Krankenkasse
    • Nachweis zur Pflegeversicherung
    • Nachweise der Krankenkassenbeiträge
    • Sozialversicherungsausweis
    • Unterlagen zur Zusatzversorgung

    Als Steuerunterlagen werden angesehen:

    • Gehaltsbescheinigungen
    • Lohnbescheinigungen
    • Nachweis über vermögenswirksame Leistungen
    • Unterlagen zur Lohnsteuer

    Unterlagen, welche für die Höhe des Gehaltes relevant sind, können sein:

    • Antrag auf Kindergeld
    • Antrag auf Sozialzuschlag
    • Geburtsurkunden der Kinder
    • Heiratsurkunde
    • Sterbeurkunde des Ehepartners

    Vertragsbezogene Unterlagen können sein:

    • Arbeitsvertrag
    • Erklärung zu Nebenbeschäftigungen
    • Stellenbeschreibung



    Wird ein Arbeitnehmer seitens des Arbeitgebers schriftlich abgemahnt, so wird diese Abmahnung seiner Personalakte beigefügt. Doch dies bedeutet nicht, dass sie dort für immer und ewig verbleiben muss, sofern es sich nicht um schwere arbeitsrechtliche Verstöße handelt: zwar gibt es keine gesetzliche Regelung bezüglich der Aufbewahrungsfrist der Abmahnungen, aber in der Regel werden diese nach zwei Jahren wieder entfernt.

    Wichtig ist auch, dass gemäß § 83 Abs. 1 BetrVG jeder Arbeitnehmer jederzeit das Recht hat, Einsicht in seine Personalakte zu erhalten. Sollte er dies wünschen, darf dabei auch ein Mitglied des Betriebsrates anwesend sein, das über den Inhalt der Akte Stillschweigen zu bewahren hat. Auch hat der Arbeitnehmer gemäß § 83 Abs. 2 das Recht, eigene Erklärungen bezüglich seiner Personalakte dieser hinzuzufügen. Das gilt auch für Gegendarstellungen bei Abmahnungen.

  13. die folgenden 2 Benutzerbedanken sich bei Erdenmensch für den nützlichen Beitrag:

    GL72 (21.07.2013), Justin-time (22.07.2013)

  14. #9
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    AW: Personalverwaltung

    Wow, was soll ich sagen? Diese Aufstellungen hier helfen mir so ungemein weiter, einfach, weil ich dadurch alles übersichtlich und auf einen Blick habe. Ich werde mir das direkt mal auch ausdrucken. Besten Dank!

  15. #10
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    AW: Personalverwaltung

    Wow Erdenmensch, den Forenbeitrag werde ich als bookmark aufheben. Man weiß ja als Gründer nie, ob man ihn nicht doch mal braucht.

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