Hotelkaufmann / Hotelkauffrau

Hotelkaufmann / Hotelkauffrau

Aufgaben:
Eigenständiges Führen unseres Studentenwohnheimes inkl. Front-Office Tätigkeit
Betreuung der Mieterschaft inkl. Beschwerdemanagement
Durchführung von Wohnungsabnahmen und Übergaben im Rahmen des Mieterwechsels
Steuerung und Kontrolle externer Dienstleister (z.B. Reinigungen, Reparaturen, Wartungen)
Eigenverantwortliches Ausführen von Sicht-und Funktionskontrollen im Rahmen der persönlichen Kompetenz
Mitwirken bei Vermietungsaktivitäten (Besichtigungstermine, Kontaktpflege zu Universitäten bzw. Hochschulen)
Wahrung und Sicherung der hauseigenen Standards
Generieren von internen Veranstaltungen sowie Bildung einer Hausgemeinschaft in Zusammenarbeit mit der Marketingabteilung

Anforderungen:
Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung, vorzugsweise der Hotellerie, der Immobilienbranche oder einem anderweitig serviceorientierten Berufszweig
Mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Position wünschenswert
Überdurchschnittliches Service-und Dienstleistungsbewusstsein
Kommunikationsstarke Persönlichkeit
Hohes Engagement und Qualitätsbewusstsein
Selbständige und strukturierte Arbeitsweise
Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Kenntnisse der gängigen MS-Office Programme
Gepflegtes Erscheinungsbild
Eigenständiges Führen eines Studentenwohnhauses:
Verantwortungsbereich über das komplette Gebäude
Selbstständiges Erkennen von Mängeln und Optimierungen im Haus (aus Vermieter-und Mietersicht)
Repräsentieren der Firma vor Ort
Sicherstellen, dass das Gebäude gegenüber den Mietern und Kunden stets in einem einwandfreien Zustand präsentiert werden kann
Führen und Kontrollieren aller hauseigenen Schlüssel
Führen eines Kontos und einer Handkasse inkl. Kassenbuch
Arbeiten mit einer Verwaltungssoftware
Pflege der Stammdaten, Buchungsdaten, Maintenance usw.

Betreuung der Mieterschaft inkl. Beschwerdemanagement:

Erreichbarkeit für die Mieter an fest vereinbarten Sprechzeiten
Kontaktpflege zu den Mietern
Paketservice
Bearbeitung von Mieteranfragen
Hilfestellung bei Fragen rund um den Mietvertrag (Basics)
Hilfestellung bei Fragen rund um das Gebäude und dessen Einrichtungen
Hilfestellung zu Fragen außerhalb des Gebäudes
Konfliktmanagement
Entgegennahme von Beschwerden und Problemlösung


Durchführung von Wohnungsabnahmen und Übergaben im Rahmen des Mieterwechsels:

Entgegennahme der Kündigungen und Weiterleitung an das Servicecenter
Vereinbaren von Übergabe-/Abnahmeterminen mit den Mietern
Vorbereitung der entsprechenden Apartments –ggf. Beauftragung weiterer Firmen/Hausmeister um das Apartment in einen übergabefähigen Zustand zu bringen
Vorbereitung der entsprechenden Protokolle
Durchführung der Abnahmen/Übergaben
Vorab bzw. im Zuge der Übergabe prüfen, ob alle vereinbarten Zahlungen getätigt wurden
Nachbearbeitung: Protokolle an die zuständigen Stellen (Hausverwaltung/Servicecenter) per Scan senden
Ggf. aufgetretene Mängel während der Apartment Begehung beheben in Absprache mit der Hausverwaltung und ggf. weitere Beauftragungen veranlassen.

Steuerung und Kontrolle externer Dienstleister (z.B. Reinigungen, Reparaturen, Wartungen):

Nachprüfen von FM-Dienstleistungen anhand vorhandener Leistungsverzeichnisse
Terminvereinbarungen in Absprache mit der Hausverwaltung mit externen Firmen für Wartung und Reparaturen
Enge Zusammenarbeit mit dem Asset Management –Überwachen und Koordinieren beauftragter Firmen
Beauftragung von Kleinreparaturen nach eigenem Ermessen bis zu einer Höhe von 500 € pro Auftrag

Eigenverantwortliches Ausführen von Sicht-und Funktionskontrollen im Rahmen der persönlichen Kompetenz:

Täglicher Rundgang durch das Gebäude und um die Außenanlagen um eventuelle Mängel festzustellen
Dient parallel der Kontrolle der Hausmeister/externen Firmen
Bei ggf. auftretenden Mängeln weitere Veranlassung durch Hausmeister oder externe Firmen
Überprüfung der den Mietern angebotenen Einrichtungen (z.B. Gemeinschaftsküchen, Waschräume, Fitnessraum etc.)

Mitwirken bei Vermietungsaktivitäten (Besichtigungstermine, Kontaktpflege zu Universitäten, Hochschulen, Firmen, Bundeswehr usw.):

Koordinieren der Besichtigungstermine sowie Abhalten eines „Open days“
Vorbereitung der Musterapartments
Überprüfen der Sauberkeit der Musterapartments bzw. die regemäßige Veranlassung zur Reinigung
Dafür Sorgetragen, dass die Interessenten das Musterapartment im Gebäude finden können
Persönliche Vorbereitung auf Besichtigungstermine (Vertragsinhalte kennen, auf gängige Fragen vorbereitet sein, Inhalte des Angebots kennen wie Preise, Größen etc.)
In Kontakt treten mit Hochschulen und Universitäten (z.B. International Office).
Persönliches Vorstellen vor Ort und Erläutern des Angebots
Immer wieder in Erinnerungen mit E-Mails oder bei Erstellung neuer Flyer/Prospekte diese auch nochmals persönlich vorbeibringen

Aktuell zusätzlich:

Kompletter externer Sale
Erstellung von Mietverträgen, Verlängerungen
Komplette externe Kommunikation für neue Mieter
Prüfen der Zugangsvoraussetzungen, der nötigen Zahlungen, der Identität

Wahrung und Sicherung der hauseigenen Standards:

Erreichbarkeit 24/7 in Notfällen
Sicherstellen, dass sämtliche Allgemeinflächen des Gebäudes stets in dem vertraglich zugesicherten Zustand sind
Sicherstellen, dass das Resident Manager Office stets vorzeigbar und sauber ist und den allgemeinen Sicherheitsstandards entspricht
Sicherstellen, dass stets eine aktuelle Übersicht der bewohnten Apartments zur Verfügung steht
Im Notfall (z.B. Brand) vor Ort Behörden-und Mietermanagement
Kontrolle von sicherheitsrelevanten Themen wie Fluchtpläne, Feuerlöscher, Rauchmelder etc.

Generieren von internen Veranstaltungen sowie Bildung einer Hausgemeinschaft:

Zum ersten Kennenlernen Veranstalten einer Welcome-Party zu Beginn des Wintersemesters
Veranstalten von kleineren Events während des Semesters im Gebäude je nach vorhandenen Räumlichkeiten
Veranstalten von kleineren Events außerhalb des Gebäudes mit einer begrenzten Anzahl der Bewohner (z.B. Stadtführung)

Festanstellung

Das Beschäftigungsverhältnis ist unbefristet.

Vollzeit

monatliches Festgehalt

kein Abschluss

Keine Erfahrung erforderlich

Deutsch (fließend/verhandlungssicher)
Englisch (Fortgeschritten)